「家のパソコンはエクセルが入ってないから不便だなぁ・・・」
そんな人におすすめなのが「Googleスプレッドシート」です。Googleスプレッドシートはエクセルのような表計算が、インターネット上で利用できる便利なアプリです。
本記事ではエクセルも使ったことが無いという人にも分かりやすいように、スプレッドシートの使い方を説明していきます。
今回は準備編ということで、スプレッドシートが使えるようになるまでのステップになりますが、基本的なことを理解しておくだけでも仕事の効率がグッと上がりますので、是非最後まで読んでくださいね。
では早速始めていきましょう！
スプレッドシートとは
スプレッドシートはグーグルが提供するサービスの一つで、ウェブ上で使える表計算ソフトです。
表計算というとエクセルを思い浮かべる人が多いと思いますが、実際に操作した感じや見た目も含めて、スプレッドシートとエクセルはとてもよく似ています。
なので、仕事やプライベートでエクセルを利用している人であれば、スプレッドシートを触っている内にとなんとなく使えるようになると思います。
スプレッドシートの特徴はいろいろありますが、最大の特徴は無料で利用ができるということです。その他の特徴もまとめると以下のようになります。
- 無料で使うことができる
- 複数人で同時に作業できる
- 資料の受け渡しが簡単
- インストール不要で使うことができる
- 自動でデータ保存できる
スプレッドシート を使うための準備
スプレッドシートは無料で利用できますが、グーグルのアカウント（無料）を作る必要があります。
すでに他のグーグルサービスを利用している等でアカウントを持っている人は問題ないので、後述の「新しいファイルを作成してみよう」へ進んでください。まだアカウントを持っていない人はこの機会に新規作成しておきましょう。
Googleアカウントの作成方法
Googleアカウントを作成するには、まずGoogleのトップページにアクセスし、右上に表示されている「ログイン」ボタンをクリックします。
すると画面の中央に「Chromeへのログイン」と表示されるので、左下に表示されている「アカウントを作成」をクリック、自分用・ビジネスの管理用と選択できるので、個人的に使うなら自分用にしましょう（後から変更できます）
画面がGoogleアカウント作成に切り替わったら、姓・名・ユーザー名・パスワードを入力していきます。ユーザー名は自分で好きなように決めることができ、これがそのままGメールのアドレスにもなります。
ユーザー名に使用できるのは半角の英数字とピリオドですが、すでに他の人が使用しているユーザー名は使うことができません。その場合は少しアレンジするなどして、利用できるユーザー名を登録しましょう。
パスワードは8文字以上で半角英数字と記号が利用できます。パスワードはGoogleのサービスを利用するためにログインする際に必要になります。忘れても大丈夫なように、メモ帳等に控えを取っておくと安心です。
ここまでできたら一番下に表示されている「次へ」ボタンをクリックします。
ここでその他の情報を入力していきます。電話番号と再設定用のメールアドレスは、基本的にパスワードを忘れた際の本人確認用に利用するものです。後から設定することもできるので、取り急ぎ必要ないと思う人は飛ばしても大丈夫です。
生年月日と性別は必須なので忘れないように入力しましょう。
生年月日と性別を入力して「次へ」をクリックするとプライバシーと利用規約が表示されるので、よく読んで一番したに表示される「同意する」をクリック。これで完了です。
この状態で再びGoogleのトップページを表示するとログイン済みの状態になっています。
新しいファイルを作成してみよう
アカウントが作成できたら、グーグルドライブにアクセスして新しいファイルを作成してみましょう。
まずGoogleのトップページの右上にある自分のアカウントの左にある、点で描かれた正方形をクリック。するとその下にGoogleの各種サービスが一覧表示されるので、「ドライブ」と書かれたアイコンをクリック。すると画面が切り替わり自分のドライブの内容が表示されます。
左上の「＋新規」をクリック→Googleスプレッドシートとクリックしていき、空白のスプレッドシートが表示されれば新規ファイルの作成完了です。
最初に知っておきたい専門用語
スプレッドシートを使うためには、いくつかの専門用語を覚えていた方が使い方を理解しやすいです。といっても基本的な用語はほとんどエクセルと同じなので、普段からエクセルを利用しているという人は読み飛ばしていただいても問題ありません。
フォルダ
フォルダはデータファイルを入れておく入れ物です。スプレッドシートに限らず、音声ファイル、動画ファイルなど色々な種類のデータファイルを格納することができます。
上の画像の例だと、「★サンプルフォルダ」という名前のフォルダがドライブの中にできている状態です。
ファイル
ファイルというのは一つのデータを保存する際の最小単位です。通常はフォルダの中に名前をつけて格納されています。上の画像では、★サンプルフォルダの中にサンプルファイルが格納されている状態です。
ファイルの名前は任意でつけられるので、「10月の収支」のように自分でわかりやすい名前をつけておきましょう。
シート
シートというのはファイルの中に収められた1枚ずつの紙のようなイメージです。学校のテストに例えると、一枚一枚の答案用紙が「シート」、その答案用紙をまとめて入れておく入れ物が「ファイル」です。
上の画像では、サンプルファイルの中の「サンプルシート①」が編集できる状態です。
セル
セルは文字や数字を入力するマス目のことです。セルに色をつけたり、入力した文字の大きさや太さ、位置の調整などができます。
列（れつ） / 行（ぎょう）
列は左から右に向かう縦方向の並びのことです。スプレットシートの画面の上に、A・B・C・・・とローマ字がふられていて、A列・B列というふうに呼びます。
行は上から下に向かう横方向の並びのことです。スプレッドシート の左側に1・2・3と数字がふられていて、1行目・2行目というふうに呼びます。
セル番地
セル番地は、セルの位置を指定するために列と行を組合せた数値のことです。例えばC列の15行目にある値は「C15」というセル番地になります。
関数
関数はスプレッドシートに最初から用意されている数式です。目的に合わせて手間のかかる計算などを効率よく進めることができます。
例えば100個数値がある足し算の場合、電卓を使って一つ一つ計算すると手間がかかりますし間違える可能性もありますが、スプレッドシートで関数を使うと簡単に合計を求めることができます。
上の図は、C17セルにSUM（サム）という足し算をする関数を使用して果物の数の合計を表示している例です。＝SUMの隣にある（C3:C15)は、C3からC15までの範囲指定を意味しています。
足し算の他にも、平均を求めたり、任意の数値の個数を数えたりと簡単なものから複雑な計算まで様々な関数があります。また、Googleスプレッドシートならではの関数としては、翻訳ができる関数もあります。
よく使う関数を少しだけピックアップします。↓↓
| 関数名 | 機能 |
| SUM（サム） | セルに入力された数値の合計 |
| AVERAGE（アベレージ） | セルに入力された数値の平均値 |
| COUNT（カウント） | 数値が入力されたセルの数を数える |
| TODAY（トゥデイ） | 現在の日付を表示させる |
| CONCATENATE（コンカティネイト） | セルの中の文字列を他の文字列と結合させる |
関数についてもっと詳しく知りたい方は、スプレッドシートの関数の使い方の記事を読んでみてくださいね。
関連記事：【初心者向】スプレッドシートの関数の使い方：よく使う簡単な関数
関連記事：【初心者向け】スプレッドシートSUMIF関数の使い方
スプレッドシートはこんな使い方ができます
スプレッドシートは計算や集計などの数字の入った資料はもちろん、それ以外にも様々な使い方ができます。アイデア次第でいくらでも使い方は広がるのですが、ここでは、スプレッドシートの代表的な使い方を見ていきます。
資料を作る
スプレッドシートはちょっとした資料や表を作るのに便利です。上の画像はスプレッドシートのテンプレート（最初から用意されている雛形です）を利用して、台湾旅行のしおりを作ったものです。
僕は挨拶文の原稿や、仕事以外でも町内会の行事予定などもスプレッドシートを使用して作っています。文字だけの資料もワープロソフトを使うよりも罫線の操作がわかりやすいので、スプレッドシートで済ませてしまうことの方が多いです。
こんな感じで集計や計算をしない使い方でも、見栄えの良い資料が簡単に作れますよ。
関数を使って集計する
上の図は関数をつかって作った見積書です。H列に関数が入っているので、計画の途中でF列・G列の数字が変更になっても、
・自動的にH列の数値が再計算される
ようになっています。
計算する数値が多かったり、集計した後に条件ごとの数値を調べたりするような使い方の場合には間違いなくスプレッドシートで関数をつかったほうが正確で早いです。
上の表でいえば、旅費の合計は電卓を使って計算できなくもない（とても面倒ですが・・・）ですが、交通費、食費のように項目ごとに集計をするのは手間がかかるし間違いの元です。それに後から追加や変更があったときには再計算しなければならず、神経も使います。
正確に早く計算できることは関数を使う最大のメリットといえるでしょう。
関連記事：【初心者向】スプレッドシートの関数の使い方：よく使う簡単な関数8個
複数のメンバーで同じファイルを同時に作業できる
Googleスプレッドシートを使うと、複数のメンバーで同じファイルを同時に編集することができます。これはウェブ上でアプリを使っているGoogleスプレッドシートならではの特徴ですね。
もちろんネットに接続していれば
・離れた場所にいるメンバーも参加可能。
たとえば自分が何もしていなくても他の人が作業をしていれば、画面上でどんどん編集が進められていくので、見てるだけでも面白いですよ。
僕は会議のアイデア出し（ブレスト）の時によくこの方法を使っていました。ホワイトボードやポストイットに手書きで作業するよりもはるかに効率的だし、後から集計や編集する時にも断然ラクです。
オンラインミーティングなどでも修正箇所をその場で確認しながら進めていけるので、お互いの認識にズレが少なく、理解度を深めることができます。
まとめ：今のうちにスプレッドシートをマスターすべき
今回はGoogleスプレッドシートの使い方を初心者の方向けに説明しました。
僕はたまたま会社で使う資料がGoogleのサービスだったので、表計算はスプレッドシートがメインですが、社外の人から送られてくる資料はまだまだエクセルが多いです。
しかし無料で使えるうえ、アップデートも気にせずインストール不要で使えるGoogleスプレッドシートは、企業にとってもメリットは大きいはず。今後ますますGoogleスプレッドシートを導入する会社が増えてくるのではないかと予想しています（他のGoogleサービスも含めて）
今のうちにスプレッドシートの使い方をマスターしておけば、他の人に差をつけることができ”ドヤ顔”で教えることができますよ。
あなたもスプレッドシートで効率よく業務をこなして、仕事もプライベートも充実した生活を送りましょう！
ではまた！
